Cómo un mal proceso interno puede generar emisión de facturas falsas sin querer
La emisión de facturas falsas no siempre ocurre por fraude directo. En muchas empresas, especialmente aquellas que han crecido rápido o que no cuentan con controles administrativos sólidos, la emisión de facturas falsas puede darse por error, automatizaciones mal configuradas o fallas en la cadena de aprobación interna.
Estos problemas, aunque no tengan intención delictiva, igualmente pueden derivar en observaciones del SII, bloqueos e incluso investigaciones si no se corrigen a tiempo.
Comprender cómo los procesos internos pueden fallar es clave para evitar que una empresa sea vinculada a documentos que nunca debió emitir.
Falta de claridad en los roles y responsabilidades
Muchas áreas administrativas trabajan sin un esquema claro de funciones. Esto puede causar que:
- una misma persona cotice, apruebe y facture sin supervisión,
- diferentes usuarios emitan documentos sin coordinación,
- no exista control sobre quién está autorizado para generar facturación.
Este tipo de desorden interno abre espacio para errores como duplicación de documentos o emisión de facturas sin respaldo real.
Permisos mal configurados en el sistema de facturación
Los sistemas digitales permiten asignar accesos, pero cuando las empresas no los gestionan correctamente:
- usuarios sin preparación pueden emitir documentos,
- perfiles antiguos quedan activos,
- proveedores externos mantienen accesos innecesarios,
- trabajadores desvinculados siguen con permisos vigentes.
Cualquiera de estos escenarios puede resultar en emisión de facturas falsas sin mala intención, pero con consecuencias graves.
Automatizaciones que se ejecutan sin validación previa
Algunas empresas programan su sistema ERP o software contable para:
- generar facturas automáticamente,
- emitir documentos según eventos del sistema,
- facturar por suscripción o por ciclos mensuales.
Si estas automatizaciones no llevan una revisión o aprobación humana, pueden emitir:
- facturas duplicadas,
- documentos con datos incorrectos,
- servicios no prestados,
- operaciones inexistentes.
El SII puede considerarlos como documentos falsos o inválidos.
Uso de información desactualizada o incorrecta
Muchas áreas administrativas trabajan con:
- listas antiguas de precios,
- descripciones obsoletas,
- códigos de productos eliminados,
- clientes con datos distintos a los registrados.
Esto genera errores como facturas:
- que no corresponden al servicio actual,
- emitidas a un RUT equivocado,
- asociadas a contratos que ya no existen.
Aunque no haya intención de fraude, técnicamente el documento puede considerarse falso o improcedente.
Falta de respaldo documental en operaciones reales
Un problema habitual es emitir una factura sin que exista una estructura formal detrás. Esto ocurre cuando:
- el área comercial no entrega órdenes de compra,
- el área operativa no confirma la entrega,
- no existen correos ni instrucciones documentadas,
- se factura por costumbre o por urgencia sin revisar la operación.
Estas omisiones pueden llevar a que el SII cuestione la legitimidad del documento, clasificándolo como potencial factura falsa.
Procesos manuales que permiten errores involuntarios
Muchas pymes siguen trabajando con procesos manuales, donde la probabilidad de error humano es alta:
- copiar y pegar datos entre documentos,
- modificar montos sin revisión,
- reescribir información a mano,
- seleccionar folios incorrectos.
Estos errores pueden generar documentos inconsistentes, con datos que no coinciden con la operación real, lo que puede ser interpretado como emisión indebida.
Comunicación deficiente entre departamentos
La desconexión entre áreas como ventas, logística y contabilidad genera facturas:
- emitidas antes del servicio,
- emitidas por servicios incompletos,
- duplicadas por falta de coordinación,
- rechazadas por el cliente y nunca anuladas.
Si estos documentos se mantienen en circulación, el sistema puede interpretarlos como falsos o inválidos.
Falta de revisión del Registro de Ventas
Cuando el área administrativa no revisa periódicamente el Registro de Ventas del SII, pueden pasar inadvertidos:
- documentos emitidos por error,
- facturas duplicadas,
- documentos con folios incorrectos,
- registros generados automáticamente por sistemas externos.
Estos errores solo se detectan cuando llega una observación del SII.
Por qué estos errores afectan como si fueran facturas falsas
El SII evalúa la validez del documento, no la intención del contribuyente. Por eso, una factura emitida sin respaldo, con datos incorrectos o asociada a una operación inexistente puede ser considerada:
- falsa,
- ideológicamente falsa,
- inválida,
- improcedente,
- o engañosa.
Incluso si ocurrió por un error inocente, la empresa puede enfrentar sanciones o bloqueos si no demuestra el origen del problema.
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📌 Fuente y más información en:
👉 Abogados Tributarios Chile
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Cómo un mal proceso puede generar emisión de facturas falsas.